لو أمعنا النظر في ثنايا الأحداث التاريخية الكبرى لوجدنا أن الأزمة على مر العصور تتوسط المراحل المهمة في حياة الشعوب, فبين كل مرحلة ومرحلة جديدة ثمة أزمة تحرك الأذهان وتشعل الصراع وتحفز الإبداع وتطرق فضاءات بكر تمهد السبيل إلى مرحلة جديدة, غالبا ما تستبطن بوادر أزمة أخرى وتغييرا مقبلا آخر، وكان لنمو واتساع المجتمعات ونضوب الموارد المتنوعة وشدة المنافسة السياسية والاقتصادية الكلمة الفصل في طول حياة الأزمات إلى حد أصبح تاريخ القرن السابق على سبيل المثال يشكل سلسلة من أزمات تتخللها مراحل قصيرة من الحلول المؤقتة, ومن هنا فقد نشأت أفكار جدية من اجل دراسة وتحليل الأزمة ومحاولة الخروج منها بأقل الخسائر وتأخير الأزمة اللاحقة إن تعذر تعطيلها.
فالأزمة حقيقة واقعة لا يمكن إنكارها أو التنصل منها، والهروب منها يعتبر فشلاً فالأزمة ليست هي المشكلة ولاهي الخلاف ولاهي القضية ولا الكارثة فهي أعمق وأشمل في المفهوم والاصطلاح وهي أكثر خطورة.
تعريف الأزمة :
تهديداً خطرًا متوقعًا أو غير متوقع لأهداف وقيم ومعتقدات وممتلكات الأفراد والمنظمات والدول والتي تحد من عملية اتخاذ القرار.
لذا فإنه من الضروري على المؤسسات ومستخدميها ـ وعلى رأسهم العلاقات العامة ـ أن يستوعبوا الفروق بين الأزمة والمفاهيم التي قد يختلط معناها أو مفهومها بالأزمة ومن هذه المفاهيم:
المشكلة والكارثة وغيرها من المصطلحات المتوفرة، فقد يؤدي الخلط بين الأزمة إلي سوء الفهم ومن ثم سوء التخطيط لمواجهة تلك الأزمات لعدم إعطائها العناية اللازمة لمواجهتها فالأزمة تمثل النتيجة لحصول خلل مفاجئ يؤثر تأثيراً مباشرا على العناصر الرئيسية للنظام المقصود، بل تشكل تهديداً صريحاً ومعلناً لحالة النظام الذي يحكمه كما أن هناك خلطاً كبيراُُ بين الكارثة والأزمة نظراً للالتصاق والارتباط الشديدين بين الكلمتين فالمشكلة التي تبقى دون حسم لفترة طويلة تتحول إلي كارثة من الكوارث غالباً ما تكون المسببة للأزمات .
فالكارثة هي الحالة التي حدثت فعلاً وأثرت في الموارد البشرية والمادية أو كلاهما وأسبابها دائما مباشرة ويكون حصرها خلال فترة زمنية محددة، ذلك الخلط القائم بين مفهوم الأزمة ومفاهيم بعض المصطلحات الأخرى المتشابهة من شأنه أن يلحق بالمؤسسة ضرراُ شديداً دلالة إلى عدم فهم طبيعة الأزمة مما ينتج عن ذلك إدارة فاشلة أو عدم إدارة لها من الأصل ويتبع ذلك زيادة في قدر المخاطر والخسائر التي قد تنجم عنها والمتتبع لأوضاع المؤسسات الكبرى في العالم يلمس تزايداً في أعداد الشركات والمؤسسات الضخمة التي اختفت جزئياً أو كلياً بسبب إدارتها السيئة للأزمات التي عصفت بها.
عناصر المقارنة |
الأزمة |
الكارثة |
المفاجأة |
تصاعدية |
كاملة |
الخسائر |
معنوية وقد يصاحبها خسائر مادية أو معنوية |
بشرية ومادية كبيرة |
أسبابها |
إنسانية |
طبيعية وأحيانا إنسانية |
التنبؤ بوقوعها |
إمكانية التنبؤ |
صعوبة التنبؤ |
الضغط على متخذ القرار |
ضغط وتوتر عالي |
تفاوت في الضغط تبعا لنوع الكارثة |
المعونات والدعم |
أحيانا وبسرية |
غالبا ومعلنة |
أنظمة وتعليمات المواجهة |
داخلية |
محلية وإقليمية ودولية |
وهنا يجب التمييز بين مفهومين هما إدارة الأزمات والإدارة بالأزمات، فإدارة الأزمات تعني كيفية التغلب على الأزمات بالأدوات العلمية والإدارية المختلفة وتجنب سلبياتها والاستفادة من إيجابياتها.
أما الإدارة بالأزمات فهي تعني انتقال الأزمات وإيجادها كوسيلة للتغطية والتمويه على المشاكل القائمة بالفعل، وتقوم على افتعال أزمة وهمية يتم من خلالها توجيه قوى الفعل السلوكي والاقتصادي إلى تكريس الأزمات أو الأزمة إلى سلوك معين.
عوامل نشوب الأزمة
من أسباب نشوء الأزمات الكثيرة نذكر منها: الفقر، التخلف، الجهل، العوز، الفتنة، الأمراض والتعليم المحدود، كما أنها تنشب من اجل الموارد كالمياه والغذاء الخ، وهناك أسباب متعددة تقف وراء نشوب الأزمات ويمكن إجمالها في:
1- وجود بؤرة خلاف لم تحسم رغم مرور الوقت.
2- وجود حالة من تعارض المصالح والأهداف بين الدول.
3- تنامي الإشاعات بين الدول.
4- بروز أزمات مدبرة ومخطط لها بهدف تحقيق أهداف إستراتيجية معينة”غالبا ما تقدم الدول الكبرى على افتعال وتدبير هذه الأزمات في الدول الصغرى بهدف السيطرة على هذه الأخيرة وتحقيق مصالح خاصة.
5- الأخطاء البشرية الناجمة على سوء الفهم وسوء التقدير أو سوء الإدارة إلى جانب اليأس.
6- الميل إلى استعراض القوة من قبل دولة اتجاه دولة أخرى قصد ابتزازها وإحراجها.
7- خرق الدول لاتفاقيات القائمة بينها.
أسباب الأزمات من وجهة نظر إدارية :
– المعلومات الخاطئة آو الناقصة : عندما تكون المعلومات غير دقيقة فان الاستنتاجات تكون خاطئة فتصبح القرارات أيضا خاطئة وغير سليمة مما يؤدي إلي ظهور أزمات ·
– التفسير الخاطئ للأمور : إن الخلل في عملية التقدير والتقويم للأمور والاعتماد يجعل القرارات غير واقعية ويؤدي إلى الأزمة.
– الضغوط : هناك ضغوط داخلية وخارجية تقود إلى الأزمة · ضعف المهارات القيادية فالقيادة فن وعلم وموهبة وذكاء
وعلى المدير أن يلعب دوره بمهارة فائقة أن يقلع عن أسلوب الإدارة بالتهديد والوعيد والتعنيف حيث لم يعد هذا الأسلوب ذو اثر .
– الجمود والتكرار : بعض مدرائنا والعاملين عندنا يختارون طريق الجمود والتكرار في أداء العمل لأنه الطريق الذي يعود بنا سالمين وهناك كثير من الناس يضيعون حياتهم منتظرين انفراج المشكلات وفي هذه الحالة تتراكم المشكلات وتكون مقدمة لحدوث الأزمة.
– البحث عن الحلول السهلة : إن حل المشكلات والأزمات يتطلب بذل الجهد والعرق وإعمال العقل أما البحث عن الحلول السهلة يزيد المشكلات ويعقدها ويحولها إلى أزمات .
– الشائعات : تؤثر الشائعات بشكل كبير على الروح المعنوية وتشيع نوعا من عدم الثقة إن هذه الأسباب ليست هي الوحيدة بل يوجد غيرها حسب طبيعة الأزمة لكن يجب تلافي هذه الأسباب لتجنب المزيد من الأزمات.
أنواع الأزمات
تتعدد أنواع الأزمات بتعدد وتباين وتنوع وتشعب وتداخل مجالات الحياة الاقتصادية والاجتماعية والثقافية والسياسية .
ومن أمثلة ذلك :
– أزمات ترتبط بالسلع والمنتجات أو الخدمات .
– أزمات ترتبط بالأفراد .
– أزمات ترتبط بالبيئة الطبيعية أو الطقس .
– أزمات تنشأ نتيجة حوادث أو تصرفات غير رشيدة داخل أو خارج منظمات الأعمال.
– أزمات ترتبط بالبيئة الداخلية للمنظمات .
– أزمات ترتبط بالاقتصاد أو النظام والحياة الاقتصادية .
– أزمات ترتبط بالتكنولوجيا
وإن الأحداث التي تهدد بقاء المنظمات , أو تؤدي إلى فناء الناس وكل حدث لا يمكن السيطرة عليه تقع كلها في دائرة الأزمات .وكل أزمة قد تحتوي على آثارًا إيجابية أو أسسًا للنجاح كما قد تحتوي بذورًا وأسبابًا للفشل .
أمثلة الأزمات في تاريخ الأعمال الحديثة
* أزمة شركة جونسون آند جونسون 1982/1986 .
* أزمة الانفجار الذي حدث بمركز التجارة العالمية في نيويورك.
* أزمة اكتشاف أحد المستهلكين لفأر ميت في فنينة من البيرة التي تبيعها إحدى الشركات الأمريكية بولاية فلوريدا.
* أزمة انفجار المفاعل النووي الروسي (تشيرنوبل) .
تصنيف الأزمات /
اقترح خبراء إدارة الأزمات التصنيف الآتي :
فنية ـ اقتصادية , بشرية , اجتماعية , تنظيمية
* حوادث وتلوث بيئي *عيوب في السلع والخدمات بسبب الصناعة * الفشل في النظم على مستوى كبير * حوادث صناعة أو عيوب بالمصانع * الكوارث الطبيعية * تدمير في الحاسبات الآلية* الاستيلاء على الحكم بالقوة * أخطاء معلوماتية * الأزمات الحكومية * الأزمات ا لدولية * إفلاس * الإسقاط الرمزي الشعارات*الفشل في التكيف* القتل والخطف* خلل تنظيمي* الإرهاب* سوء الاتصال * خطف المديرين والقادة * نشوية الناس والقتل* شائعات * الإضراب العمالي* أعمال غير مشروعة*المقاطعات* الاغتصاب والتحرش الجنسي * أمراض بسبب الوظائف..
مميزات الأزمة:
يمكن إجمالها في الآتي:
1- هي محطة تحول حاسم غالبا ما تتسم بالفجائية في تنسيق داخلي أو دولي تهدد مصالح دولية معينة، وتثير نوعا من الذهول والحرج لدى القوى المعينة بها.
2- تتسم بالتعقيد والتشابك في عناصرها وأسبابها.
3- تتطلب جهدا كبيرا لمواجهتها.
4- تضع صانعي القرار في محك حقيقي “بحيث تتطلب اتخاذ قرارات وإجراءات سريعة وراجحة”.
5- هي نتاج لتراكم مجموعة من التأثيرات السابقة والتي لا يتم حسمها.
6- تطرح نوعا من الارتباك والشك في الخيارات المطروحة عند التعامل معها خاصة في غياب معلومات دقيقة وكافية حولها.
7- قد تخلق حالة من التوتر العالمي خلال فترة زمنية قصيرة في ظل العلاقات الدولية المتشابكة حاليا.
مراحل إدارة الأزمات:
فكما هو الحال في الأزمة فإن إدارة الأزمة تمر بعدد من المراحل يمكن تلخيصها بالاتي:
1– مرحلة اكتشاف إشارات الإنذار: وهي مرحلة اكتشاف إشارات الخطر بوقوع الأزمة، وتظهر تلك الإشارات مبكراً، لأنه عادة ما ترسل الأزمة قبل وقوعها بمدة طويلة سلسلة من إشارات الإنذار المبكر، أو الأعراض التي تنبئ باحتمال وقوع الأزمة، وما لم يوجه الاهتمام لهذه الإشارات فمن المحتمل جداً أن تقع الأزمة.
2- مرحلة الاستعداد والوقاية: وفيها تتخذ مجموعة من أساليب الوقاية المطلوبة في مرحلة اكتشاف الخطر، الوقاية تشمل اكتشاف نقاط الضعف والقوة من اجل معالجتها، وعليه يجب أن يتوفر لدى المنظمة استعدادات وأساليب كافية للوقاية من الأزمات.
3- مرحلة احتواء الأضرار والحد منها: من سوء الحظ انه من المستحيل منع الأزمات من الوقوع طالما أن الميول التدميرية تعد خاصية طبيعية لكافة النظم الحية، وعلى ذلك فإن المرحلة
الثالثة في إدارة الأزمات تتلخص في إعداد وسائل تحد من الأضرار ومنعها من الانتشار لتشمل الأجزاء الأخرى التي لم تتأثر بعد في المنظمة، وتتوقف هذه المرحلة على طبيعة الحادث الذي وقع.
4- مرحلة استعادة النشاط: تشمل هذه المرحلة إعداد وتنفيذ برامج قصيرة وطويلة الأجل، وتتضمن هذه المرحلة استعادة المعنويات المفقودة.
5– مرحلة التعلم: وهي مرحلة تعليم مستمر وإعادة التقييم لتحسين ما تم إنجازه في الماضي. أن التعليم يعد أمرا حيوياً غير انه مؤلم للغاية، حيث يثير ذكريات مؤلمة خلفتها الأزمة، وان استخلاص دروس مستفادة من كارثة أو أزمة يتوقف على توافر حس مرهف لدى الإنسان يجعله يقدر معاناة التغير، ومتصوراً نفسه أو أحب الناس إليه يمرون بتجربة الغير. والتعلم لا يعني تبادل الاتهامات أو إلقاء اللوم على الغير وتحميله المسؤولية،أو البحث عن كبش فداء أو ادعاء بطولات كاذبة.
تقييم الأزمة:
بعد زوال الأزمة؛ يجب على العلاقات العامة أن تتعرف على مدى نجاحها وفاعليتها في مواجهة الأزمة،ومدى تأثر المؤسسة وسمعتها بنتائج الأزمة، وتتطلب هذه العملية عددا من الإجراءات؛ من بينها ما يلي
١. استقصاء رأي الجمهور الداخلي بالمؤسسة.
٢. استقصاء رأي الجماهير الخارجية المعنية.
3. استقصاء رأي وسائل الإعلام.
٤. تقييم أسلوب إدارة الأزمة ذاته.
استراتيجيات مواجهة الأزمات :
1– إستراتيجية العنف في التعامل مع الأزمة : وتستخدم هذه الإستراتيجية مع الأزمة المجهولة التي لا يتوفر عنها معلومات كافية وكذلك تستخدم مع الأزمات المتعلقة بالمبادئ والقيم ومع الأزمات التي تنتشر بشكل سرطاني في عدة اتجاهات ومع الأزمات التي يفيد العنف في مواجهتها وذلك من خلال تحطيم مقومات الأزمة وضرب الوقود المشعل للازمة آو وقف تغذية الأزمة بالوقود اللازم لاستمرارها كما يمكن حصار العناصر المسببة للازمة وقطع مصادر الإمداد عنها.
2– إستراتيجية وقف النمو تهدف هذه الإستراتيجية إلى التركيز على قبول الأمر الواقع وبذل الجهد لمنع تدهوره وفي نفس الوقت السعي إلى تقليل درجة تأثير الأزمة وعدم الوصول إلى درجة الانفجار وتستخدم هذه الإستراتيجية في حالة التعامل مع قضايا الرأي العام و الإضرابات ويجب هنا الاستماع لقوى الأزمة وتقديم بعض التنازلات وتلبية بعض المتطلبات من اجل تهيئة الظروف للتفاوض المباشر وحل الأزمة.
3– إستراتيجية التجزئة تعتمد هذه الإستراتيجية على دراسة وتحليل العوامل المكونة والقوى المؤثرة وخاصة في الأزمات الكبيرة والقوية حيث يمكن تحويلها إلى أزمات صغيرة مما يسهل التعامل معها ويمكن هنا خلق تعارض في المصالح بين الأجزاء الكبيرة للأزمة والصراع على قيادة الأجزاء واستمالتها وتقديم إغراءات لضرب التحالفات.
4– إستراتيجية إجهاض الفكر الصانع للازمة ويمثل الفكر الذي يقف وراء الأزمة في صورة اتجاهات معينة تأثير شديد على قوة الأزمة وتركز هذه الإستراتيجية على التأثير في هذا الفكر وإضعاف الأسس التي يقوم عليها حيث ينصرف عنه بعض القوى وتضعف الأزمة ويمكن هنا استخدام التشكيك في العناصر المكونة للفكر والتضامن مع هذا الفكر ثم التخلي عنه وإحداث الانقسام.
5- إستراتيجية دفع الأزمة للأمام وتهدف هذه الإستراتيجية إلى الإسراع بدفع القوى المشاركة في صناعة الأزمة إلى مرحلة متقدمة تظهر خلافاتهم وتسرع بوجود الصراع بينهم ويستخدم في هذه الإستراتيجية تسريب معلومات خاطئة وتقديم تنازلات تكتيكية لتكون مصدر للصراع ثم يستفاد منها.
6- إستراتيجية تغير المسار : وتهدف إلى التعامل مع الأزمات الجارفة والشديدة التي يصعب الوقوف أمامها وتركز على ركوب عربة قيادة الأزمة والسير معها لأقصر مسافة ممكنة ثم تغير مسارها الطبيعي وتحويلها إلى مسارات بعيدة عن اتجاه قمة الأزمة ويستخدم هنا الخيارات التالية
– الانحناء للعاصفة — السير في نفس اتجاه العاصفة — محاولة إبطاء سرعة العاصفة – تصدير الأزمة إلى خارج المجال الأزموي — إحكام السيطرة على اتجاه الأزمة – استثمار الأزمة بشكلها الجديد لتعويض الخسائر السابقة.
الطرق التقليدية وغير التقليدية في إدارة الأزمة :
أولا:الطرق التقليدية:
1. إنكار الأزمة: حيث تتم ممارسة تعتيم إعلامي على الأزمة وإنكار حدوثها, وإظهار صلابة الموقف وان الأحوال على أحسن ما يرام وذلك لتدمير الأزمة والسيطرة عليها. وتستخدم هذه الطريقة غالبا في ظل الأنظمة الدكتاتورية والتي ترفض الاعتراف بوجود أي خلل في كيانها الإداري. وأفضل مثال لها إنكار التعرض للوباء أو أي مرض صحي وما إلى ذلك.
2. كبت الأزمة: وتعني تأجيل ظهور الأزمة , وهو نوع من التعامل المباشر مع الأزمة بقصد تدميرها.
3. إخماد الأزمة: وهي طريقة بالغة العنف تقوم على الصدام العلني العنيف مع قوى التيار الازموي بغض النظر عن المشاعر والقيم الإنسانية.
4. بخس الأزمة: أي التقليل من شأن الأزمة ( من تأثيرها ونتائجها ). وهنا يتم الاعتراف بوجود الأزمة ولكن باعتبارها أزمة غير هامة.
5. تنفيس الأزمة: وتسمى طريقة تنفيس البركان حيث يلجأ المدير الى تنفيس الضغوط داخل البركان للتخفيف من حالة الغليان والغضب والحيلولة دون الانفجار.
6. تفريغ الأزمة: وحسب هذه الطريقة يتم إيجاد مسارات بديلة ومتعددة إمام قوة الدفع الرئيسية والفرعية المولدة لتيار الأزمة ليتحول إلى مسارات عديدة وبديلة تستوعب جهده وتقلل من خطورته.
7– عزل قوى الأزمة: يقوم مدير الأزمات برصد وتحديد القوى الصانعة للازمة وعزلها عن مسار الأزمة وعن مؤيديها وذلك من اجل منع انتشارها وتوسعها وبالتالي سهولة التعامل معها ومن ثم حلها أو القضاء عليها.
ثانيا: الطرق غير التقليدية:
وهي طرق مناسبة لروح العصر ومتوافقة مع متغيراته واهم هذه الطرق ما يلي،
1- طريقة فرق العمل: وهي من أكثر الطرق استخداما في الوقت الحالي حيث يتطلب الأمر وجود أكثر من خبير ومتخصص في مجالات مختلفة حتى يتم حساب كل عامل من العوامل و تحديد التصرف المطلوب مع كل عامل. وهذه الطرق إما أن تكون مؤقتة أو تكون طرق عمل دائمة من الكوادر المتخصصة التي يتم تشكيلها وتهيئتها لمواجهة الأزمات وأوقات الطوارئ،. 2– طريقة الاحتياطي التعبوي للتعامل مع الأزمات: حيث يتم تحديد مواطن الضعف ومصادر الأزمات فيتم تكوين احتياطي تعبوي وقائي يمكن استخدامه إذا حصلت الأزمة. وتستخدم هذه الطريقة غالبا في المنظمات الصناعية عند حدوث أزمة في المواد الخام أو نقص في السيولة. 3– طريقة المشاركة الديمقراطية للتعامل مع الأزمات: وهي أكثر الطرق تأثيرا وتستخدم عندما تتعلق الأزمة بالأفراد أو يكون محورها عنصر بشري. وتعني
هذه الطريقة الإفصاح عن الأزمة وعن خطورتها وكيفية التعامل معها بين الرئيس والمرؤوسين بشكل شفاف وديمقراطي.
4- طريقة الاحتواء: أي محاصرة الأزمة في نطاق ضيق ومحدود ومن الأمثلة على ذلك الأزمات العمالية حيث يتم استخدام طريقة الحوار والتفاهم مع قيادات تلك الأزمات.
5- طريقة تصعيد الأزمة: وتستخدم عندما تكون الأزمة غير واضحة المعالم وعندما يكون هناك تكتل عند مرحلة تكوين الأزمة فيعمد المتعامل مع الموقف، إلى تصعيد الأزمة لفك هذا التكتل و تقليل ضغط الأزمة.
6- طريقة تفريغ الأزمة من مضمونها: وهي من انجح الطرق المستخدمة حيث يكون لكل أزمة مضمون معين قد يكون سياسيا واجتماعيا أو دينيا أو اقتصاديا أو ثقافيا أو إداريا وغيرها،ومهمة المدير هي إفقاد الأزمة لهويتها ومضمونها وبالتالي فقدان قوة الضغط لدى القوى الازموية.
7-طريقة تفتيت الأزمات: وهي الأفضل إذا كانت الأزمات شديدة وخطرة وتعتمد هذه الطريقة على دراسة جميع جوانب الأزمة لمعرفة القوى المشكلة لتحالفات الأزمة وتحديد إطار المصالح المتضاربة والمنافع المحتملة لأعضاء هذه التحالفات ومن ثم ضربها من خلال إيجاد زعامات مفتعلة وإيجاد مكاسب لهذه الاتجاهات متعارضة مع استمرار التحالفات الازموية. وهكذا تتحول الأزمة الكبرى إلى أزمات صغيرة مفتتة.
8– طريقة تدمير الأزمة ذاتيا وتفجيرها من الداخل: وهي من أصعب الطرق غير التقليدية للتعامل مع الأزمات ويطلق عليها طريقة (المواجهة العنيفة ) أو الصدام المباشر وغالبا ما تستخدم في حالة عدم توفر المعلومات وهذا مكمن خطورتها وتستخدم في
حالة التيقن من عدم وجود البديل.
10- احتواء وتحويل مسار الأزمة: وتستخدم مع الأزمات بالغة العنف والتي لا يمكن وقف تصاعدها وهنا يتم تحويل الأزمة إلى مسارات بديلة ويتم احتواء الأزمة عن طريق استيعاب نتائجها والرضوخ لها والاعتراف بأسبابها ثم التغلب عليها ومعالجة إفرازاتها ونتائجها، بالشكل الذي يؤدي إلى التقليل من أخطارها.
أسس التعامل مع الأزمات و مبادئه:
مواجهة الأزمة منذ نشأتها مرورا بمرحلة الحد من خطرها و حتى التغلب عليها تتطلب الالتزام بعدة مبادئ أساسية هي بداية نجاحها ، و تتمثل مواجهتها في الآتي:
1- تحديد الأهداف و الأسبقيات:
يعد هذا العامل من أهم عوامل النجاح في مواجهة الأزمة و لاسيما الهدف الرئيسي الذي كثيرا ما يكون غير واضح. فمعرفة السبب الرئيسي يمثل 50 % من معالجتها و مواجهتها. و لابد من تنسيق الأهداف و تحديد أسبقيتها إذ أن الهدف الرئيسي المتمثل في مواجهة الأزمة برمتها قد يكون غير ممكن أو خارج الإمكانيات و القدرات المتاحة فيعمد إلى تجزئته ، و تحديد الهدف لا يعني انتقاء عامل المخاطرة الذي قد ينطوي على بعض الإخفاقات أو النجاحات.
2– حرية الحركة و سرعة المبادأة :
هذه الخطوة هي أول خطوات تحقيق الهدف ، إذ تنأى بمتخذي القرار عن التأثر بالصدمات و تتيح لهم المبادأة التي تخضع الأزمة لعامل رد الفعل العكسي فيمكن السيطرة عليها و الحد من خطرها.
3– المباغتة:
تكاد المفاجأة تحقق السيطرة الكاملة على الأزمة و لفترات ملائمة إذ إن إعلان أسلوب مواجهتها يمكن أن يسفر عن فشل الجهود المبذولة لحلها بينما نتائج المفاجأة تتيح الحد من خطرها و الق ضاء عليها و لتحقيق المباغتة لابد من الكتمان الشديد في حشد القوة المكلفة بالتعامل مع الأزمة و لتوصيلها إلى أقرب ما يمكن من الهدف .
4- حشد القوى و تنظيمها :
امتلاك القوة من عوامل النجاح في مواجهة الأزمة و إحداث التأثير المطلوب في المحيط المحلي و الدولي وفقا لنطاقها و يهدف تنظيم القوى إلى حشد كافة الإمكانيات المادية و البشرية و تعبئتها معنويا تعبئة تمكنها من مواجهة الأزمة و القضاء عليها و القوة تنظمن مقومات متعددة بعضها مرتبط بمكان الأزمة و الآخر يرتبط بزمان الأزمة و المرحلة التي بلغتها. و يتضمن من حشد القوة خمسة جوانب أساسية تتمثل في القوة الجغرافية الناتجة من تفاعل الإنسان مع المكان و الموارد البيئية و القوى الاقتصادية التي تتمثل في الموارد المتاحة و القوة العسكرية من حيث حجمها و نوع تشكيلاتها و روحها المعنوية، و الجانب التاثيري ما يعني الجهد التاثيري المنظم في الرأي العام في الداخل و الخارج بما يحد من قدرة الطرف الآخر و فعاليته و يضعف قواه. و يجب ألا يكون الحشد وهميا فلابد أن تراعى فيه التقنيات و الخبرات البشرية التي يمكن تفعيلها لمواجهة الأزمة.
5– التعاون و المشاركة الفعالة :
قد تعجز القدرات المتاحة عن مواجهة الأزمة الناشئة سواء كانت محلية أو دولية فتتحتم الاستعانة عليها بمساندة خارجية تضاعف الطاقات على مواجهتها، بل تساعد على اتساع الرؤية و الشمولية و التخصص و تكامل المواجهة، إضافة إلى السرعة و الدقة الناجمتين عن تنوع الخبرات و المهارات ة القدرات.
6– السيطرة المستمرة على الأحداث :
يزيد التلاحق السريع و المتنامي لإحداث الأزمة من حدة آثارها السلبية الناتجة من استقطاب عوامل خارجية مدعمة لها و لدلك فان التعامل معها يتطلب التفوق في السيطرة على أحداثها من خلال المعرفة الكاملة بتطوراتها كما تتطلب هذه العملية التعامل مع العوامل المسببة للازمة و القوى المدعمة لها.
7– التأمين الشامل للأشخاص و الممتلكات و المعلومات:
يعد التامين المادي للأشخاص و الممتلكات ضرورة حتمية لمواجهة الأزمة إذ يجب توقير الحد الأدنى من التامين الطبيعي لكل من الأشخاص و الممتلكات و المعلومات قبل حدوثها و توفير سبل الوقاية منها. و كذلك التأمين الحيوي الإضافي عند حدوث الأزمة فعلا و لدى يجب مواجهة قواها بقوى أشد منها لإيقاف تناميها، و الحد من امتداد مجالاتها. و قوامه هو تكوين احتياطات فعالة قد يحتاج إليها الكيان للتغلب على الأزمة.
لدى فوجود نظام للتأمين هو ضرورة حتمية لمواجهة الأزمات و هذا النظام يحول دون اختراق الجانب المعادي و يحجب المعلومات عنه و يعزله داخليا و خارجيا و هو بداية نهاية الأزمة.
8– المواجهة السريعة لإحداث الأزمة :
كان للتقدم العلمي الذي شهده العالم اثر بالغ في طبيعة الأزمات، التي أصبحت سريعة التطور فاستدعت التصدي السريع لها ما يحتم وجود الكوادر العلمية المدربة على مواجهة الأزمات. إذ كانت المواجهة السريعة أمر حيوي فإنها يجب أن تتسم بالدقة كي لا تتزايد حدة الأزمة.
9– الاقتصاد في استخدام القوة :
يجب أن يكون تحديد الإمكانيات و القدرات المخصصة لمواجهة الأزمة خاضعة لحسابات دقيقة، فالإسراف في استخدام القوة يكون إهدارا للإمكانيات من حيث نفقته ما مقارنة بمعدل الأمان الذي وفرته، و رد الفعل العكسي الناتج عن الأزمة. إضافة إلى أن الإفراط و المبالغة في استخدام القوة يكون لهما رد فعل و تحويل مظاهر الأزمة العلنية إلى ضغط مستتر يصعب متابعته أو ملاحظة تطوره بشكل دقيق.
آثار الأزمة:
ليس بالضرورة أن ترتبط الأزمة بالخطر، وإنما قد تكون فرصة للتقدم والنجاح؛ لذلك يمكن النظر لآثار الأزمة من جانبين هما:
الآثار السلبية للأزمة، و تكمن في:
– تهديد وإعاقة المؤسسة عن تحقيق أهدافها. ·
– إحداث الخسائر المادية والبشرية. ·
– اتخاذ القرارات بأسلوب غير علمي؛ نظرا لردود الأفعال السريعة للأحداث المتلاحقة. ·
– زعزعة الثقة بالنفس لدى إدارة المؤسسة. ·
الآثار الإيجابية للأزمة، وتكمن في:
– إحداث التغيرات الملائمة التي قد لا تكون متاحة في الأوقات العادية في ظروف عمل
المؤسسة.
– إظهار جوانب القصور والضعف الكامنة في إدارة المؤسسة من أجل تلافيها. ·
– تحسين عمليات التعامل مع الأزمات التي قد تحدث مستقبلا ، في ضوء الاستفادة من نتائج ·
الأزمة الحالية.
– استخلاص الدروس والعبر من الأزمات؛ لمنع حدوثها مستقبلا .
دور الإعلام في الأزمة
للإعلام دور متزايد وأهمية خطيرة كأحد أسلحة العصر الحاضر في تغطيته لإدارة الأزمات نظراً لما يتوفر له من قدرات هائلة تمثل في انتقاله بسرعة كبيرة، واجتيازه للحدود، وتخطيه العوائق بما يملكه من وسائل مقروءة ومسموعة ومرئية، ولما له من قدرات هائلة على التأثير النفسي على الأفراد والسيطرة الفكرية والإقناع للجمهور في المجتمعات المختلفة، والتحكم في سلوكياتهم وتوجيههم خاصة في تطور وسائل التقنية الحديثة واستخدامها في مجال الإعلام على سبيل المثال الفيس بوك والتويتر والأنترنت بكافة صوره.
فهذه الوسائل تلعب درواً حيوياً في التوعية والإرشاد والتوجيه عن طريق الاتصال المباشر بين غرف العمليات الخاصة بمواجهة الأزمات وبين جماهير المشاهدين والمستمعين والقراء لتحذيرهم من الأخطار المحدقة التي تم التنبؤ بها، ومتى وأين ومكان وقوعها ومساراته وهنا يجب الإشارة إلى ضرورة توافر مهارات الاتصال منذ المراحل الأولى للأزمة، والواقع أن وقت الاتصال اللازم يبدأ حين يكون هناك أزمة؛ إذ قد يتوفر جانب احتياطي من النية الطيبة. ويجب أن يكون المسئول عن الاتصال ضمن فريق كل أزمة، وبغض النظر عن كون الأزمة جديدة لأنه إذا تم الفشل في مواجهة الأزمة بسبب الاتصالات، فإن ذلك يعني خسارة كبيرة للمنظمة، فالحقيقة لابد من عرضها بطريقة إيجابية خاضعة للسيطرة.. فالمؤتمرات الإخبارية والنشرات والمقابلات وغيرها من وسائل الاتصال الجماعية هي أساليب لعرض الحقائق.
العلاقة بين العلاقات العامة والأزمة:
– وظائف العلاقات العامة البناء (الوقائية) – العلاج (التصحيح)
– عملية العلاقات العامة البحث- التخطيط – التنفيذ – المتابعة
– مراحل الأزمة ما قبل الأزمة- حدوث الأزمة – ما بعد الأزمة
– مراحل إدارة الأزمة اكتشاف إشارات الإنذار المبكر – الاستعداد والوقاية
– احتواء الأضرار والحد منها – التعلم واستعادة النشاط
هناك ارتباط بين هذه العناصر والإجراءات والمراحل فالأزمة غالبا ما تسير خلال مراحلها الثلاث ومراحل إدارتها الأربع مسارا يتطلب تدخل العلاقات العامة بواحد أو أكثر من أنشطتها لتحقيق أهداف عديدة أهمها
1- توقع الأزمة المقبلة أو التخفيف من آثارها في حالة حدوثها
2- استعادة النشاط بعد انتهائها
3- التعرف على علاقة بحوث العلاقات العامة بمرحلة ما قبل الأزمة ومدى اعتبارها وسيلة وقائية ودورها في التخطيط
4- العلاقة بين التنفيذ في العلاقات العامة ومرحلة إدارة الإنذار
5- علاقة المتابعة في العلاقات العامة بمرحلة ما بعد الأزمة ومدى اعتبارها إجراءا تصحيحا
التداخل المهني بين العلاقات العامة وإدارة الأزمات
إن المتتبع لتاريخ العلاقات العامة يرى بأنها وليدة من رحم الأحداث والمشكلات والقضايا المزمنة التي عصفت بالقرنين الماضيين مما عزز من مكانة العلاقات العامة التي أضحت تبحث عن السبل والوسائل لمعالجة هذه المشكلات فإدارة المشكلات والقضايا لا تختلف عن استراتيجيات إدارة الأزمات خاصة أن كلا العلميين يعتمدان علي تقديم النصح والمشورة للإدارة العليا ويتضح ذلك من خلال عمل رواد العلاقات العامة أمثال “ايفي لي” و”ادوارد بيرنزكمديري” للقضايا عندما كانوا يعملون كمستشارين لدي الشركات التي يقدمون لها خدماتهم فمثلاً: استطاع “ايفي لي” منذ توليه إدارة العلاقات العامة أن يحول الرأي العام المعادي لشركة روكفل وبدأ يوجه تصريحات صادقة للمستهلكين وللصحفيين ويظهر للمجتمع الأمريكي الإسهامات التي تقوم بها
الشركة في المجالات الإنسانية وهذا يؤكد علي العلاقة الوطيدة بين إدارة المشكلات واعتبار هذه الإدارة مهمة من المهام التي تميز العلاقات العامة.
إن المهام والواجبات التي تقوم بها العلاقات العامة تزداد اتساعاً يوماً بعد يوم في الوقت الذي تبدو هذه المهام واضحة بين دور العلاقات العامة والأزمة حالة وقوعها فالعلاقات العامة وإدارة الأزمات علمان مختلفان في الظاهر لكنهما متشابهان في كثير من الأسس والقواعد فالعلاقات العامة تقوم علي الاستعلام السليم والتنسيق الجيد الذي يتبعه إعلام صادق فعال وإدارة الأزمات وتعتمد علي نفس القاعدة ولكي ينجح ذلك لابد من التخطيط لكل الأنشطة والمهام المتنوعة التي تقوم بها في سبيل تحقيق الهدف المنشود والذي يتمثل في بناء صورة حسنة للمؤسسة أما الإدارة فتهدف إلي تجاوز الأزمة والاستفادة منها بقدر الإمكان وإنهائها بأقل الخسائر وأكبر خسارة للمؤسسة عادة اهتزاز صورتها أمام جماهيرها وهنا يكمن دور العلاقات العامة في تحسين هذه الصورة.
إن تحقيق هذا الهدف يدفع العلاقات العامة نحو بناء جسور الثقة المتبادلة بين جماهيرها المختلفة مما يقلل من الفرص المتاحة لحدوث الأزمات إضافة إلي أن البحوث والدراسات التي تجريها المؤسسة تلعب دوراً في التنبؤ بها واتخاذ الإجراءات اللازمة لتجنب وقوعها ،والجدير ذكره أن التحول الكبير الذي حدث في الفكر الإداري وحركة التحديث التي شهدتها الدراسات الإدارية أدت إلي الاعتراف المتزايد بدور العلاقات العامة وأهميتها في المؤسسات المعاصرة. فمدير العلاقات العامة غالباً ما يتعرض للعديد من المشاكل أثناء عمله مما تتطلب لهذه المشاكل حلولاً عاجلة، أما الأزمة فإنها تعتبر اختباراً حقيقياً لها فإما تنجح المؤسسة أو تفشل.